外贸寄样该怎么操作,哪些需要特别注意的呢?

2010/04/17 浏览量：

一、寄样前：判断、打样、费用确认如何判断寄样与否？如何有效控制样品快递费用？

1、明确自己公司的寄样原则：清楚自己公司的定位及海外拓展策略

·是实力有限, 海外拓展初期的、希望有力控制公司销售成本的公司？还是实力雄厚、希望加大海外拓展力度，愿意多投入的公司？

·是前者，可以量入为出；是后者，样品方面（样品、运费）可多做预算。

·建议根据客户等级建立样品寄送标准。

·从公司的角度对一定销售期间的样品数量及金额做预算。

2、对潜在客户作深入的分析判断

·一般来讲，对于合作已久，知其底细的老客户，可考虑样品费、运费全免。

·设计客户背景调查表（见附件），用以了解新客户；如果是有诚意的客户，不会计较互相深入了解，而且会提出很有针对性的询价和寄样要求。

·对于有诚意的新客户，可告知虽然样品可免费提供，但从发展双方业务计，请对方付运费。

·希望能一次性提供多个样品，且不愿支付任何费用的，经进一步详细分析（对方公司背景，样品用途等）后，酌情处理。

3、与产品相关

·从公司的角度，首先要明确样品及运费成本。

·要让客户知道，即使样品免费，无论其货值如何，都是您公司的运营成本。

·样品价值高、运费也贵的，无论新老客户，请对方谅解，本着共同发展的原则，希望对方分担运费。

·可事先准备标准模版信，就样品寄送问题作基本阐明。

二 、寄样中：检疫报关、寄送方式如何选择最佳寄样方式？如何办理进出口商品检验？

（一）、寄样准备

1、样品确认很关键

·确认客户需要的样品型号及规格，包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。

·必要时可结合邮件及光盘、照片。

2、取样原则

·样品要有代表性，是从批量生产的产品中抽样而得。

·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。

·制作样品标签。

·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。

3、与客户确认寄样地址

贸易中介等往往存在公司地址与寄样地址不一致的情况，一旦错寄会严重影响你的商业机会。

（二）、一般的样品寄送方法

1、邮政的航空大包：价格较便宜，航程大约在两周左右（不含目的国的海关检验和其国内的邮政递送时间）。此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可在各地邮局办理。一般商品（非危险品）可正常寄送；如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要出特殊的证明，以及特殊托运。

注明：最小邮寄重量是2公斤，20公斤为一个限重单位。如超出部分，需要另行打包计费。

2、航空快递：分为国内邮政的国际EMS和国外大快递公司（如：FedEx_联邦快递，DHL_敦豪快递,TNT等），其费率大致相当。较邮政的航空大包费用贵。只是若与快递公司有协议，可有折扣价。时间大约是一周左右（或者3~5天）。如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要出特殊的证明，以及特殊托运。

注明：对限重单位有要求。

（三）、寄送样品的运费支付方式：

1、预付（Freight Prepaid）：寄件方缴付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成交希望大的情况下。

2、到付(Freight Collect)：收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无法确定的情况下。

A、寄样准备

1、样品确认很关键

·确认客户需要的样品型号及规格，包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。

·必要时可结合邮件及光盘、照片。

2、取样原则

·样品要有代表性，是从批量生产的产品中抽样而得。

·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。

·制作样品标签。

·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。

3、与客户确认寄样地址

贸易中介等往往存在公司地址与寄样地址不一致的情况，一旦错寄会严重影响你的商业机会。

B、一般的样品寄送方法

1、邮政的航空大包：价格较便宜，航程大约在两周左右（不含目的国的海关检验和其国内的邮政递送时间）。此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可在各地邮局办理。一般商品（非危险品）可正常寄送；如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要出特殊的证明，以及特殊托运。

注明：最小邮寄重量是2公斤，20公斤为一个限重单位。如超出部分，需要另行打包计费。

2、航空快递：分为国内邮政的国际EMS和国外大快递公司（如：FedEx_联邦快递，DHL_敦豪快递,TNT等），其费率大致相当。较邮政的航空大包费用贵。只是若与快递公司有协议，可有折扣价。时间大约是一周左右（或者3~5天）。如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要出特殊的证明，以及特殊托运。

注明：对限重单位有要求。

（四）、寄送样品的运费支付方式：

1、预付（Freight Prepaid）：寄件方缴付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成交希望大的情况下。

2、到付(Freight Collect)：收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无法确定的情况下。

三、寄样后：跟踪、下单、改进如何避免样品寄出后石沉大海？

（一）、及时通知很重要

1、用邮件或快递底单第一时间通知客户你的发样信息，包括Courier 的样品跟踪号码何时发送，大约何时到达等信息。

2、形式发票也不可少. 形式发票除了是客户清关的必需单据外，也是出口商样品管理的重要记录。

3、请客户收到样品后确认。

（二）、样品管理

1、可设计样品管理表，包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及生产批次、样品数量、金额等。

2、妥善保存好形式发票，用以留档。

3、客户对样品的评估内容也应增加到样品管理表中。

（三）、跟踪样品情况

1、询问样品顺利到达与否, 表达对客户的重视程度，体现外贸的专业精神，避免被忘记。

2、以质量检测报告跟进客户端的样品进展情况（准入测试、终端用户使用体验、参展等）。

3、客户对样品的评估，满意不满意都想办法让客户给出具体说明。

（四）、建立稳定联系

1、不管短期内有无订单，尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系，不间断通知公司的产品线新情况。

2、沟通的频率很重要。让客户有少不了你的感觉，因为电子商务的存在使得客户始终面临无数诱惑。

四：要注意的几个点

1.和我们打交道的是贸易商，不是最终的用户。这样的情况我就遇到好多次。贸易商要把样品提供给最终客户，用来给他们试用，要不展览。他没有理你，是因为他也在等到客户的回复。遇到这种情况，由于双方有着共同的利益，所以，可以多抱有一些希望。另外不妨多催催他，定期打上一个电话，也不会引起反感。

2.可能是客户收到样品感觉到不满意。如果是这样的话，我会向客户了解情况，尽快更进产品。

3.也可能是由于初次打交道，客户往往会把样品拿去检验。比如说纺织品，他会检查成分。如果是电器的话，就要求进行有关相关的认证。这往往需要一定的过程，遇到这类情况就不妨等一下。也有可能是客户对寄过去的样品满意，但不满意相关的交易条件。这就需要双方做出进一步的沟通。

4.当然不能排队除有些客户可能只是收集样品。他实际上已经找到了更好的替代品，或者把你的样品放到他们的数据库里面。作为资料整理而没有其他的意思。有些可能还会找些借口应付你，遇到这种的情况就不要抱有什么希望了。