教你管理好你的文件,从而提高工作效率

2010/05/13 浏览量：

今日周末，闲着无事写写工作心得，给予大家一个借鉴的意义。

尽管我和绝大多数人的工作内容和性质不同，但是这不代表我在自己的工作上积累的经验对于他人没有借鉴的意义。

个人认为很多东西是相通的，当诸位具体的工作要求需要处理大量的信息，我想以下我列举的方法可能会是很有用的。之所以这样说是因为当信息量很大时，管理这些信息就会变得很重要，否则在需要的时候要找到相应的信息就会花费远比自己想象需要的更多的时间。减少花费在这方面的时间无疑能够帮助提高工作效率。
1）对针对不同事物的文档进行归类，同类的文档放入一个文件夹，并对该文件夹按照其归类命名。
2）如果文档是针对具体某个项目的，则按项目分类，并以项目名称命名文件夹。同属于一个项目，但是涉及不同方面的，按各个方面再细分，不同方面的文件之间插入不同颜色（或其他与周围文档有显着区别）的隔页（指用来分隔文档的单页纸张）。给文件夹制作目录，方便文件索引。比如对于我来说，针对某个研究项目，我为每一个项目设定文件夹。针对各个研究项目，分别包含购买的仪器部件，实验材料的性能指标文件，购买信息，实验方案，参考文献，原始实验数据和处理数据等。

3）准备小贴纸和笔放在显眼处，以便记录一些容易遗忘但重要的信息，并贴在显眼处用于提醒自己——比如电脑屏幕。对于重要的非时效性信息，将其记录入文档，统一管理。如果需要，将内容写入电子文档，甚至打印出来，并各自放入相应的文件夹。电子文档的管理参照纸质文档管理。
4） 养成将自己的工作计划记录在案的习惯。并参照3进行电子和纸质版本的文件分类管理。
5）电子文档需要修改时，先保留原文档，再另建一个文档对其进行修改并保存，并注明修改日期。有必要的话，打印该文档并分类管理。